Organiser la soirée...... (1ere partie)

Avec la période de Noël, les mois de juin et juillet sont les mois où l'on organise le plus de fêtes, de festivités en tout genre.

Savez-vous qu’au cours d’une vie moyenne de 75 ans, on passe au moins 3.000 heures à fêter un événement ? Oui, même les plus sérieux d’entre vous !
Cela correspond à plus d’un an et demi de journées de travail bien remplies !
Il existe une diversité d’événements que l’on peut être amené à fêter.

Vous êtes sur le point d’organiser une fête , une soirée ?

Pour vous aider à vous organiser et à ne rien oublier, quelques conseils...

A faire et à éviter :

Le choix de la date : Quand ?
Pour une date au mois de mai, juin ou juillet prenez vous à l’avance pour le lieu si vous devez le réserver mais aussi pour la disponibilité de vos invités.

Le lieu : Où ?

Chez vous. Mais si ce n’est pas assez grand, vous devrez réserver une salle, un lieu, un bateau. Certains endroits se réserve un an à l’avance….

Les invités : Combien de personnes ?

Sachez exactement le nombre d’invités que vous attendez. La marge d’erreur ne peut pas excéder 5%.N’invitez pas plus de monde que vous n’avez de place. Ne recevez pas trop de monde dans un local exigu.

Sous quel forme : Dîner ou buffet ?

Le coût : Quel est mon budget ?

Ne faites pas de fausses économies : invitez moins de monde, mais prévoyez suffisamment.

Evitez les dépenses inutiles : calculez votre budget, faites votre marché et choisissez le meilleur rapport qualité/prix;

Toutes ces questions dépendent les unes des autres.

Par exemple, si vous choisissez de faire un dîner, il est fort probable que vous ne pourrez pas inviter 50 personnes. Ne répondez pas non plus trop hâtivement aux questions : vous risquez de revenir en arrière et de changer d’avis à plusieurs reprises.

Vous pouvez envisager un thème général, comme par exemple une soirée costumée, un karaoké, les années 50 ‘, soirée en blanc etc

Cependant, demandez-vous si vos invités apprécieront l’idée, car vous ne faites pas cette soirée que pour vous et ils ne doivent pas se sentir mal à l’aise.

Idées de thèmes :
La nature :
Les quatre saisons, le jardin, l’eau, la montagne, la forêt

Le cinéma, le théâtre, la littérature ou la musique:
C’est une mine inépuisable d’idées. Ex. Out of Africa, west side story, Grease etc


Les thèmes historiques :
Versaille, Rome au temps de Jules césar, le jour du déparquement des alliers…

Les voyages:
Soirée antillaise, africaine, égyptienne, russe, chinoise, thaïlandaise, brésilienne,…

Les couleurs et les formes :
Vous pouvez demander à vos inviter de porter quelque chose qui soit en rapport avec le thème .
Nuit noire, idées blanches, soirée pink.

Plusieurs options s’offrent à vous en fonction de l’événement que vous voulez fêter, du temps que vous avez pour l’organiser, des gens que vous souhaitez inviter...

Choix des invités

Six mois à l'avance Faites la liste de vos invités.

C’est a priori la tâche la plus simple et pourtant elle ne doit pas être faite à la va-vite. En effet, après avoir invité une personne, difficile de revenir sur sa décision. Si vous vous êtes indécise en rédigeant votre liste, procédez en suivant ces étapes :
- Définissez quel groupe de personnes vous voulez recevoir : amis d’enfance, collègues de bureau, membres de votre club de poterie...
- Listez les gens dont vous ne pourriez pas vous passer (mari, meilleure amie...).
- Choisissez quelques vrais "fêtards" qui mettront de l’ambiance.

Une fois cette liste faite, modulez-la en fonction du nombre de personnes que vous voulez.

Attention, n’oubliez pas de compter les conjoints. Il est difficile de prévoir un nombre exact d’invités, alors ne vous bornez pas à un chiffre, envisagez plutôt une fourchette. Par exemple, 10 à 14 personnes pour un dîner, et 20 à 30 invités pour une grande fête.

Sachez que constituer un groupe parfait est impossible et vous ne pouvez pas forcer tout le monde à s’apprécier. Toutefois, évitez de prendre des risques en invitant deux personnes qui se détestent, ou un couple fraîchement séparé.

L’invitation

Un mois et demi ( voir 3 mois dans certains cas) à l’avance : envoyez vos invitations.

Forme de l'invitation
- par lettre : très classe et plutôt cher, c’est le moyen de laisser exploser votre créativité avec des invitations originales
- par mail : rapide et efficace, joignez-y un flyer créatif
- par texto : à laisser aux ados
- en laissant agir le bouche à oreille : déconseillé pour contrôler le nombre d’invités

Contenu de l'invitation
- le motif de la soirée (si c’est un anniversaire, les gens sauront qu’il faut apporter un cadeau !)
- la date
- l’heure
- le lieu (joindre un itinéraire, avec parkings et stations de bus/métro les plus proches)
- le "dress code" Habillé, décontracté, smoking, robe cocktail, selon le thème choisi
- le type de contribution s'il y a lieu, du style "Bouteille appréciée", précisez-le

L’organisation :

La musique est toujours un point délicat et primordial pour une soirée dansante réussie. Préparez-la à l’avance, procurez-vous les CD incontournables, téléchargez les morceaux que tout le monde aime. Et demandez à votre entourage d'apporter leurs CD favoris. Si c’est une grande soirée, prévoyez un DJ professionnel

ATTENTION !

A moins d’une semaine des festivités, chaque invité doit avoir reçu son invitation et confirmé sa présence.